事业管理与职业修养一二　店务会议的效用与权限

一二　店务会议的效用与权限

　　总处有业务会议，每两星期举行一次，由总经理或经理召集，各部科主任共同参加的；各分店也有和这个会议相类的会议，就是店务会议，也是每两星期举行一次，由各店经理召集，由各店全体同事参加的。

　　店务会议有许多重要的效用，试举其尤其重要的有：（一）各店负责人有机会把总处及本分店的最近的重要事项报告给同人知道；（二）各店负责人可藉此提出业务上的问题征求同人的意见；（三）同人对于业务上的报告或问题有发表意见及参加共同讨论的机会；（四）各部门的负责同事得藉此报告他所担任的工作，得到共同研究或纠正的机会；（五）这种会议在本店不仅是一个报告和讨论业务的机构，而且含有关于业务上的教育的意义，学习的意义，是同人教育自己，加强自己的一种学习的媒介。

　　各店负责人和各店的全体同人应该把店务会议视为沟通同人意见，增加同人了解，增加工作效率，商讨改善办法，辅助同人关于业务的教育和学习的重要机构。《店务通讯》既是本店全部分业务的机关志，各店负责人在每次店务会议席上，应该撮举其中的要点，作扼要的报告和解释，（事前当然须有相当准备）有必要时还可以加以讨论，将讨论结果报告总处，以供参考。

　　店务会议有它的重要的效用，已略如上述，但是它的权限也值得我们的注意。店务会议是咨询性质的机构，或只是顾问性质的机构，而不是像由选举产生的理事会或人事委员会之领导性质的机构，有“立法权”性质的机构。再说得具体些，理事会或人事委员会开会时由多数的决议，是任何人所不能任意推翻的，而店务会议所讨论的结果，却只是供负责人集思广益的参考，负责人保留有最后的决定权。例如编审委员会的组织条例中关于编审会议的决议，第一六条就明白规定：“对于编审总会之决议，主席（指编审委员会主席）保留最后决定权；对于编审总会主席之决定总经理保留最后决定权。”这表示编审会议的讨论结果也只是供负责人（此处的例子是指编审委员会主席及总经理）集思广益的参考，而不含有最后决定的职权。理事会主席或人事委员会的主席对于理事会或人事委员会的决议便不能保留这样的最后决定权，他只能执行大多数通过的决议。店务会议也和编审会议有同样的性质。各店负责人在店务会议中固然应虚心倾听同人的意见，但是他对于意见的应该采纳与否，应该实行与否，仍须由他负全责，不能把店务会议来推诿的。

　　店务会议的这种权限，各店负责人及各店同事都有特别注意的必要，尤其是因为最近有些分店由于不明瞭这个权限，已不免犯了错误，例如有一个分店中有两位同事要请长假一年，征求该分店经理同意，该分店经理付之店务会议，店务会议议决允许这两位同事“先行离职，再补手续”，（所谓补手续者即通知总处核定），该分店经理即根据店务会议的决议，让这两位同事先离职他去，一面通知总处。这种处置的错误，便是不明瞭店务会议的权限所致。请长假至二个月以上，依服务规约是要由人事委员会核准的，就是负全店业务上总责的总经理也只有表示意见供人事委员会参考而没有决定的职权，店务会议有何权决定允许这两位同事“先行离职”？无论请长假或辞职（该两位同事对分店经理表示不能请长假，就要辞职），未经相当机构核准前，都应作自由离职论，自由离职三天以上，根据服务规约，是应该予以解职处分的。这件事的错误，尽管是该分店的店务会议所决定的，就职权说，该分店经理是要负责的。

　　还有一个分店，把犯了错误的同事应该受劝告或警告的问题，也依着店务会议的决定执行起来，这是用店务会议来代替了人事委员会！分店负责人把这类问题在店务会议中提出来征求大家意见，以供参考，未尝不可，但店务会议对此类事绝对没有决定的职权，分店负责人至多也只能把公意告诉人事委员会，以供参考，人事委员会仍应该根据服务规约，加以审慎议决的。明瞭了店务会议的权限，便不致再犯这种的错误。

　　我们要把领导性质的会议机构和咨询性质的会议机构分别清楚。

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